Barbara Spikker is inmiddels bijna 2 jaar werkzaam bij Checkmark op de afdeling administratie. Samen met Denise is ze verantwoordelijk voor alle administratieve HR gerelateerde en financiële werkzaamheden. In de huidige situatie wordt er veel vanuit huis gewerkt door het CheckMark team en wordt er veel via Zoom/MS Teams en digitaal gewerkt. Ondanks dat is een dag bij CheckMark volgens Barbara absoluut niet saai. Ze vertelt:
“Mijn dag is eigenlijk best heel divers. Ik begin s ’ochtends met het lezen van de binnengekomen mails en ik probeer deze ook direct af te handelen. Dit kunnen vragen van medewerkers zijn over hun reiskosten, hoe ze hun uren moeten verwerken of over een verhuizing maar ook vragen van opdrachtgevers of reminders van aflopende detacheringen.
Om 10.00 uur is het tijd voor onze dagelijkse Zoom meeting met het CheckMark team. Op die manier zorgen we ervoor dat we elkaar toch nog dagelijks zien en houden we elkaar op de hoogte van allerlei lopende zaken.
Na deze meeting ben ik gedurende de dag o.a. bezig met het controleren en verwerken van alle uren van de medewerkers. Ik controleer dan bijvoorbeeld of alle contracturen zijn verwerkt en er eventueel verlof is opgenomen of dat medewerkers wellicht ziek zijn geweest. Al deze uren verwerken wij dan weer in diverse bestanden, zodat achter de schermen alles netjes wordt geregistreerd. Nadat alle uren van de medewerkers zijn verwerkt, zorgen wij er uiteindelijk ook voor dat de facturen van alle gewerkte uren worden opgemaakt en richting onze klanten worden verstuurd.
Tussendoor loop ik zo nu en dan ook richting het koffieapparaat, wat sinds we thuiswerken tegenwoordig vrij makkelijk gaat omdat ik er nu bijna naast zit . Gelukkig kunnen we, ondanks dat we nog niet samen in ons mooie nieuwe kantoor zitten, er nog steeds voor zorgen dat alle werkzaamheden doorlopen.
Er komen ook regelmatig telefoontjes binnen van medewerkers met vragen of van sollicitanten die een leuke vacature hebben gezien op de site en hier graag wat meer informatie over willen hebben. De sollicitanten verbind ik dan door met mijn collega recruiters die graag wat meer informatie verschaffen.
Na de lunch heb ik een digitaal indiensttredingsgesprek met een nieuwe medewerker die bij ons komt werken. Ik zorg ervoor dat zij alle info krijgt die ze nodig heeft voor haar indiensttreding en samen lopen we alle formulieren door die getekend moeten worden. Op die manier is ze volledig klaar om te starten op haar eerste werkdag en weet ze precies waar ze aan toe is. Na afloop van dit gesprek zorg ik er dan voor dat de nieuwe medewerker in ons systeem wordt ingevoerd en dat alle overige administratieve zaken goed geregeld zijn.
s ’Middags hou ik mij vervolgens bezig met de verlenging van de contracten van medewerkers of stuur ik de medewerkers die in vaste dienst bij de opdrachtgever gaan, een bevestiging hiervan. Als laatste doen we nog een controle op de mutatielijst die naar onze accountant gaat voor de uitbetaling van de salarissen en dan is de werkdag eigenlijk alweer voorbij.
Zoals je ziet zijn dit behoorlijk afwisselende werkzaamheden en dat is dan ook direct wat ik hieraan het leukst vind. Je hebt regelmatig contact met de medewerkers in het veld. Mijn uitdaging is om ervoor te zorgen dat alle administratieve zaken op de achtergrond goed geregeld worden. Dan ben ik blij.”